receptionist © andrea piacquadio
Una figura che nel 2023 sta emergendo nel mondo del lavoro è quella del receptionist, richiesto soprattutto nelle strutture ricettive, come hotel e B&B, ma anche in altri ambienti lavorativi come aziende, studi dentistici o studi medici.
Il receptionist è una sorta di biglietto da visita dell'azienda, la prima persona con la quale si interfaccia un nuovo cliente. La prima impressione spesso è quella che conta, quindi sin da subito bisogna accogliere il cliente con gentilezza e cortesia per farlo sentire immediatamente a suo agio.
Col tempo è mutata la figura del receptionist e, con esso, anche le hard e le soft skills richieste per svolgere questo tipo di lavoro. I servizi si sono digitalizzati sempre di più con l'avvento della digital transformation, quindi questa figura deve avere specifiche competenze tecniche e informatiche.
Per svolgere correttamente il lavoro di receptionist una delle prime abilità richieste è la capacità di comunicazione. Questa figura ogni giorno parla con una moltitudine di persone, via telefono, via chat o di persona, quindi deve avere ottime doti comunicative per trasmettere informazioni chiare e concise.
Alle buone doti comunicative si affianca la capacità di socializzare e costruire buone relazioni con i clienti, ma anche con i fornitori e i colleghi. Una brutta esperienza alla reception non depone certo a favore dell'azienda che rischia di farsi una brutta nomea.
Altra caratteristica imprescindibile per svolgere questo lavoro è il multitasking, cioè la capacità di svolgere più mansioni correttamente. Nelle giornate particolarmente frenetiche può capitare che il telefono squilli in continuazione, giungano nuovi clienti a frotte e arrivino diverse email per richiedere informazioni.
Un bravo receptionist deve destreggiarsi tra tutte queste varie mansioni e il multitasking cammina di pari passo con altre due soft skills imprescindibili: la capacità di lavorare sotto stress e il problem solving.
Lo stress può spingere a commettere errori anche gravi, quindi un bravo receptionist deve essere capace di lavorare sotto pressione e mantenere sempre la calma e la lucidità. Allo stesso modo è fondamentale il problem solving, cioè la capacità di risolvere brillantemente imprevisti come un cliente che non si sente bene, una lamentela o una mancata prenotazione.
Tra le qualità che non possono mancare per chi svolge il lavoro di receptionist c'è l'organizzazione. L'area reception deve essere un luogo estremamente pulito e ordinato, poiché una scrivania che trabocca di carte e scartoffie non è certo un buon biglietto da visita. Inoltre per lo stesso receptionist diventa complicato trovare rapidamente documenti, numeri di telefono e dati che rischiano di andare persi.
Le competenze tecniche e informatiche sono sempre state importanti in questo lavoro, a maggior ragione nel 2023 con l'implementazione dei servizi digitali. Tutte le aziende sono dotate di software avanzati e di sistemi digitalizzati che il receptionist deve conoscere perfettamente per garantire la massima produttività e rendere fluide e veloci le varie operazioni di natura organizzativa, logistica, normativa ed economica.
